熱線：如何在策劃管理文件時理解“必要程度”？
發(fā)布時間：2020-05-27 作者：廣匯聯(lián)合 來源：廣匯聯(lián)合
大家是否經(jīng)常聽到這樣的問題：
我們到底該有多少文件？
標(biāo)準(zhǔn)到底要求有多少文件？
我們現(xiàn)在的文件合適嗎？
一般的答案是：根據(jù)你們的實(shí)際情況，靈活掌握，適合就好？
可怎么樣算是適合呢？在什么情況下是必要的呢？
在2015版本的ISO9001標(biāo)準(zhǔn)中，4.4質(zhì)量管理體系及其過程條款中提到要在必要程度上保持文件化信息，以支持過程運(yùn)行；保留文件化信息，以證實(shí)過程是按策劃運(yùn)行的。
1 回顧文件的作用
在一個組織內(nèi)，要想讓大家的工資高一點(diǎn)，地位高一位，就需要有一定的能力完成自己確定的目標(biāo)，不管是經(jīng)營、財務(wù)、費(fèi)用等方面的。做什么，如何做，當(dāng)然是領(lǐng)導(dǎo)決定了。但是要做好，要完成既定的任務(wù)，肯定是所有員工決定的。
那么多員工，一人一個想法，一人一個習(xí)慣，要讓大家參與進(jìn)來，產(chǎn)生所謂的凝聚力，溝通當(dāng)然是主要的環(huán)節(jié)。哪些是禁止的，哪些是應(yīng)該的，哪些的關(guān)鍵環(huán)節(jié)應(yīng)該如何做，當(dāng)然是文件發(fā)揮作用啦。
文件的作用就是——溝通意圖，統(tǒng)一行動
按新的說法是“為過程運(yùn)行提供支持”，“證實(shí)過程是按策劃執(zhí)行的”。
2 如何在策劃管理文件時理解“必要程度”
在現(xiàn)實(shí)中，如何來選擇評價自己單位的文件是否充分適宜呢？如何在策劃管理文件時理解“必要程度”呢？
根據(jù)文件“溝通意圖統(tǒng)一行動”，“為過程運(yùn)行提供支持，證實(shí)過程是按策劃執(zhí)行”的作用來講，可以試著從以下五個方面進(jìn)行評判：
2.1 是否影響到符合性
如果沒有文件是否會影響到符合性，即沒有明文規(guī)定或標(biāo)準(zhǔn)，不同的人去做同樣的事情，得到的結(jié)果是否會符合要求。
比如，如果一個面包房，如果沒有配方與工藝，不同的店員或同一店員在不同時間，可能做出來的面包不能符合要求，這時就需要把配方、烘焙溫度與時間形成文件定下來，保證符合性。
符合就是滿足要求（在標(biāo)準(zhǔn)中，表達(dá)要求時用一個詞——“應(yīng)”），包括了產(chǎn)品和服務(wù)、活動、過程、績效等特性或要求。根據(jù)符合性，建議所有影響產(chǎn)品和服務(wù)特性的要求，要形成文件。如在物業(yè)公司管理中，影響業(yè)主滿意的熱線電話的接聽流程或標(biāo)準(zhǔn)可以形成文件等。
2.2 是否影響到有效性
如果沒有文件是否會影響到過程的有效性（完成策劃的活動并等到策劃結(jié)果的程度）。比如，如果沒有明確的進(jìn)出庫貨位管理規(guī)定，會造成返工，頻繁移動庫位，倉庫利用率低等，無妨做一個制度規(guī)定；
2.3 是否影響到效率，包括溝通的效率
如果沒有文件，是否會影響內(nèi)外部溝通的效率（得到的結(jié)果與所使用的資源之間的關(guān)系）。包括是否會影響到生產(chǎn)效率等。如新員工入職后，人手一份簡潔的員工守則的溝通，比集中到會議室空口說上一天的溝通效率可能要好，就把單位的一些通用要求、企業(yè)文化做成方便交流的東西。
2.4 是否會影響執(zhí)行過程的能力
能力，指事物實(shí)現(xiàn)輸出并使其滿足輸出要求的本領(lǐng)。要實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)，需要策劃的過程發(fā)揮其預(yù)設(shè)的能力，受到過程的方法、資源、監(jiān)測等因素影響。比如，如果公司的原料到庫房，庫房到生產(chǎn)車間，生產(chǎn)車間到包裝工序，包裝到物流等工序交接的時候沒有接收準(zhǔn)則；或者公司的員工沒有明確的職責(zé)權(quán)限，對個人有好處時大家都來管，有不利時都不管的情況，就規(guī)定好文件，提升執(zhí)行過程的能力，使之符合預(yù)期。
2.5 還要看是否會影響最終的績效
績效，可測量的結(jié)果?？梢耘c活動、過程、產(chǎn)品、服務(wù)、體系或組織管理相關(guān)。如怎么樣進(jìn)行工作的檢查，多長時間檢查，多長時間進(jìn)行改進(jìn)及跟蹤等，對經(jīng)營結(jié)果有影響的可以形成文件。
綜合以上5個方面，即——符合性、有效性、效率、過程能力、績效，可以確定是否有必要策劃、編制、更新與控制文件。
3 有文件后，他的復(fù)雜程度如何確定呢？
知道了文件的作用及上述必要程度后，直接按標(biāo)準(zhǔn)中給出的答案就容易理解了。7.5文件化信息總則條款的注解中提出了三個文件復(fù)雜程度的影響因素：
根據(jù)自己的規(guī)模、活動、過程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型而異。一個10人的單位與2000人的單位文件的形式肯定是不同的；
要根據(jù)過程及其相互作用的復(fù)雜程度而定。一個只分裝化肥的產(chǎn)品與生產(chǎn)化肥的企業(yè)的文件也肯定是不同的。
同時也根據(jù)人員的能力不同而異。對于大字只識三個的員工，用“之乎者也”是行不通的。
4 要把握新標(biāo)準(zhǔn)中文件的說法，著重理解“控制和維護(hù)”
按標(biāo)準(zhǔn)附錄A6的說法，作為與其他管理體系標(biāo)準(zhǔn)相一致的共同內(nèi)容，本標(biāo)準(zhǔn)的文本盡可能與其要求相適應(yīng)。因此，文件化信息適用于所有的文件要求。
